L’autonomie d’une personne :

• L’autonomie d’une personne étant toutefois relative, la subjectivité de son évaluation devra dans tous les cas être complétée par l’étude du dossier de réservation du vacancier.
• Les séjours proposés devront être cohérents avec l’autonomie qui y sera affiliée.
• Le ratio d’encadrement préconisé sera lui aussi fonction de la prestation, le taux d’encadrement pour les séjours dits en gestion libre (participation de l’encadrement pour les repas et l’entretien des locaux) devra être plus important que sur les séjours en pension complète avec prestation hôtelière.

Le Collectif des Organismes de Tourisme Adapté préconise :

Pour les séjours en gestion libre :

• Niveau 1 : 1 encadrant pour 5 vacanciers
• Niveau 2: 1 encadrant pour 4 vacanciers
• Niveau 3 : 1 encadrant pour 2 vacanciers

Pour les séjours en pension complète :

• Niveau 1 : 1 encadrant pour 7 vacanciers
• Niveau 2: 1 encadrant pour 6 vacanciers
• Niveau 3: 1 encadrant pour 3 vacanciers

PMR : Les séjours pour personnes à mobilité réduite devront être constitués de 1 encadrant pour 1 vacancier quel que soit la formule.

Considérant qu’il n’existe à ce jour aucune formation spécifique reconnue à l’encadrement des "séjours VAO", il en découle que cette tâche est laissée à l’appréciation des organismes.

Cependant les adhérents de COTA s’engage à :

Formation dans son intégralité du personnel saisonnier avant les séjours et chaque organisme devra prévoir un personnel « dit de réserve » également formé, pour palier aux défections de dernière minute.

Cette formation devra, au minimum, sensibiliser et responsabiliser l’encadrant et le personnel permanent aux thèmes évoqués par le livret des procédures ou consignes propres à l’organisme.

Les membres adhérents à COTA s’engage à :

• Une sélection stricte et adéquate des lieux de vacances proposés aux vacanciers. L’organisme devra prendre connaissance et visiter l’ensemble des locaux et répertorier le matériel mis à disposition pour le séjour.
• L’organisme devra s’assurer de la sécurité des lieux et des personnes, ainsi que de la possibilité de surveillance de l’état de santé (partenariat cabinet médicaux), d’intégrité et de bien-être physique et moral des vacanciers
• L’organisme devra s’assurer de l’adéquation autonomie de la personne par rapport à la sécurité et l’adaptation des locaux aux activités proposées.
• COTA demande également à ses adhérents d’offrir des prestations en rapport au public accueilli (hygiène, activités adéquates, transport, proximité des services nécessaires, notamment médicaux.)

• L’organisme adhérent à COTA devra exiger dans sa brochure et ses conditions d’inscriptions, l’absolue NECESSITE que le vacancier ou son représentant :
  - Adresse un dossier d’inscription sincère et complet avec une fiche de comportement et un questionnaire médical.
  - Fasse parvenir à l’organisme pour le début du séjour, la liste d’inventaire des effets personnels du vacancier, l’argent de poche avec la fiche navette adéquate, les ordonnances à jour et lisibles ainsi qu’en fonction de la procédure utilisée par l’organisme, les médicaments pour la durée du séjour préparés sous forme de pilulier nominatif.

NB : Il découle du dispositif VAO que les organisateurs de séjours titulaires de l'agrément VAO sont soumis à une obligation de résultat, à savoir garantir la sécurité, la santé et le bien-être physique et moral des personnes handicapées majeures qu'ils accueillent. Par conséquent, la qualité de la prise en charge des séjours revient à part entière au titulaire de l’agrément VAO, à qui il appartient de refuser d’admettre un vacancier dans un séjour, s’il s’avérait que les informations fournies ne sont pas en conformité avec la situation réelle, et si le décalage est de nature à induire un risque pour la sécurité, la santé et le bien-être du vacancier.

• La connaissance du vacancier est essentielle à la réussite d’un séjour, elle passe obligatoirement par la lecture des dossiers complets du vacancier.
  Les responsables de séjour et les animateurs doivent avoir pris connaissance plus d’un mois avant les départs des séjours, de l’intégralité des dossiers de vacanciers présents sur le lieu de vacances. Ces documents doivent impérativement, être à la disposition de toutes administrations compétentes pour les contrôles et suivis.
  Le COTA rappelle que ces échanges d’informations notamment celles précisées dans le questionnaire médicale doivent se faire en toute confidentialité.
• L’organisme devra proposer et s’assurer que :
  - Chaque adulte puisse bénéficier d’un couchage individuel respectant l’intimité des personnes handicapées.
  - La sécurité sanitaire des personnes handicapées et notamment les TRAITEMENTS MEDICAUX. A cet effet, la conservation et la distribution des médicaments devra faire l’objet d’une procédure stricte et obligatoire. Les semainiers ou piluliers seront préparés à l’avance par un professionnel de santé qualifié (infirmier, pharmacien, médecin…Ces médicaments devront être stockés, sous la responsabilité, du responsable de séjour dans un lieu fermé à clés inaccessible aux participants du séjours.
  - Du bon approvisionnement et conservation des aliments
  - Prévenir des fortes chaleurs et exposition au soleil par des consignes transmises aux responsables de séjour de façon claire et précise

• La taille des groupes doit clairement figurer sur le catalogue.
• Si le principe est acquis d’organiser des séjours avec des groupes entre 12 et 22 personnes.
  Depuis 2014, les adhérents du COTA s’engagent à une capacité maximum de 28 vacanciers sur le même hébergement d’un même organisme.

L’ engagement des adhérents de COTA est formel et sans appel

• La copie de la déclaration de séjour
• Le listing et fiches de renseignements concernant les vacanciers accueillis et les personnels encadrant le séjour (contrat de travail, code COTA, livret de procédure ou autres moyens…)
• Le protocole de transport (fiches transport lors des convoyages, aller et retour, déplacement sur place...)
• Le protocole de rapatriement
• Le planning des activités
• Les menus hebdomadaires
• Le budget global du séjour
• Assurer la possibilité d’entretien du contrôleur avec le responsable, les animateurs, les vacanciers

Il est de la responsabilité de l’adhérent d’assurer la qualité des séjours en application de la réglementation d’une part et d’autres part de nos recommandations.
Le COTA encourage l’organisme adhérent à effectuer ou faire effectuer des contrôles qualité sur les lieux de séjours proposés.
L’organisme adhérent doit s’assurer de la conformité de ses séjours en fonction de ses déclarations obligatoire auprès des services de la Cohésion Sociale.
En cas de non-respect de l’organisme adhérent, la responsabilité du COTA se limite à l’engagement de l’organisme adhérent à respecter les recommandations détaillées dans le contrat d’engagement qualité du COTA.
Le cas échéant, le COTA se réserve le droit de dénoncer l’adhésion de l’organisme en question.

Afin d’établir des séjours les plus homogènes possible, le COTA a établi une grille d’évaluation de l’autonomie pour les vacanciers. Celle-ci est bien-sûr non exhaustive mais doit permettre une orientation au plus juste sur les destinations choisies par les vacanciers.

NB : cette grille ne peut par ailleurs se lire qu’au regard du nombre de personnes dédiées à l’accompagnement des vacanciers, de leur type de handicap, de l’homogénéité des groupes accueillis, du type d’activités proposées et des modalités d’hébergement et d’accueil, ainsi que des compétences ou de l’expérience de l’équipe recrutée.

Grâce au tableau ci-dessous, il est possible d'affiner l’appartenance à l’autonomie BA(1), MA(2) OU FA(3) (Bonne autonomie, moyenne autonomie, faible autonomie), il suffit de choisir ce qui correspond le mieux au profil du vacancier dans les différents domaines de la vie quotidienne. En cumulant les points correspondants, le total permet de confirmer le choix de l’autonomie.

(Cette grille doit être proposée à titre indicatif et ne peut remplacer l'avis d'un professionnel accompagnant à l'année le futur vacancier).